Zoom sur la journée d’audit qualiopi

La certification QUALIOPI est valable pour une durée de 3 ans. Cela commence par un audit initial, puis un audit de surveillance entre 14 et 22 mois après la date d’obtention de la certification. L’issue de cette rencontre donne droit, ou pas, au sésame qualiopi. Au bout des 3 ans, la certification arrive à son terme et un nouveau cycle recommence. Sans l’avoir vécu, il est difficile de s’imaginer la journée et l’inconnu fait toujours peur. Cet article vous donnera un aperçu concret d’une journée d’audit type, afin de pouvoir l’organiser au mieux.

Avant l’audit

Vous avez convenu d’une date d’audit avec votre organisme certificateur. Celui-ci missionne un auditeur (salarié ou sous-traitant) pour la réalisation de votre audit et ce sera le même pendant toute la durée du cycle (audit initial et audit de suivi). Avant l’audit, l’auditeur vous contactera pour vous fournir un plan d’audit. Ce plan d’audit est le fil conducteur pour la journée d’audit. Il définit le périmètre de l’audit, les noms des personnes à auditer et les indicateurs du référentiel concernés par l’audit. Une journée d’audit dure entre 7 et 8 heures, sans compter la pause déjeuner.

L’accueil et le début de l’audit

La journée démarre en général vers 8h30, et il est de coutume de prendre 5 à 10 min avec l’auditeur pour faire connaissance autour d’un café et faire une petite visite guidée des locaux. De façon officielle, l’auditeur va présenter le déroulement de la journée, les conditions d’audit, le rappel des règles, de la durée, et de l’organisation de l’audit. L’audit commence, l’auditeur va généralement dérouler les critères dans l’ordre du référentiel. En fonction de la taille de l’organisme et des sujets à traiter, l’audit peut se dérouler en salle de réunion ou dans le bureau de l’audité. L’auditeur a toute latitude pour vérifier la réelle mise en application de vos dispositions et demander à accéder à une salle de formation, un point d’affichage ou autre. L’auditeur demandera à auditer des cas concrets par échantillonnage. Par exemple, pour le 1^er indicateur, l’auditeur vous demandera quelles sont les dernières formations que vous avez dispensées. Il en choisira quelques-unes (échantillonnage) et voudra voir les programmes de ces formations. Il les analysera, vérifiera que toutes les rubriques demandées par le référentiel y sont présentes, vous questionnera sur le mode de diffusion au public concerné et s’assurera que les documents sont datés. Si tout lui convient, il passera à l’indicateur suivant. S’il constate un écart par rapport au référentiel, il doit vous le signifier.

Le déjeuner, un moment de convivialité

Profitez-en pour emmener l’auditeur déjeuner dans un endroit sympa. Sans faire de zèle. Pensez bien à respecter les horaires prévus. Si vous avez des questions, vous pouvez en profiter pour demander l’avis de l’auditeur qui sera en mesure d’y répondre plus ouvertement qu’en audit. Pour rappel, un auditeur est là pour constater, il n’a pas le droit de faire de conseil. Les frais de l’auditeur (repas + hébergement + voyage) sont, dans tous les cas, à votre charge, au réel ou au forfait, comme spécifié dans le devis que vous avez signé. Donc il vaut mieux l’inviter.

Le retour à l’audit et la réunion de clôture

L’audit continue conformément au plan d’audit ; lorsque les entretiens sont terminés, l’auditeur s’isole pour préparer la réunion de clôture. L’auditeur va rappeler le contexte de l’audit, et énonce les constats. En cas de non-conformités observées, l’auditeur doit vous fournir un constat écrit de non-conformité et vous expliquer les modalités de réponse ainsi que le délai dont vous disposez pour lui fournir les éléments de réponse. Dans tous les cas, une analyse des causes et de l’étendue de la non-conformité sera à réaliser pour définir les actions à mener ainsi que les délais que vous prévoyez (c’est le plan d’actions).

Les cas de non-conformité

• Non- conformité mineure : « c’est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ».
• Non- conformité majeure : « c’est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification.

L’existence d’au moins 5 non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure, et bloque l’attribution de la certification.

L’attribution de la certification

Une fois le rapport finalisé transmis à l’organisme certificateur, il est analysé lors d’un comité technique qui est le seul apte à décider de l’attribution de la certification. Il peut reclasser des écarts (de mineur à majeur par exemple) s’il estime que l’auditeur s’est trompé. Si tout est en ordre, le comité valide la certification et vous recevrez le certificat dans les semaines qui suivent.

Attention, si vous avez une ou plusieurs non-conformités majeures, un audit complémentaire peut être demandé par l’organisme certificateur, afin de vérifier que vous aurez bien corrigé toutes les non-conformités majeures. Cet audit complémentaire peut être réalisé sur site ou à distance, suivant le type de non-conformité. L’audit complémentaire est payant et fera l’objet d’une facturation supplémentaire, non prévue sur le devis. Dans le cas où la certification vous est refusée, vous ne pouvez faire de nouvelle demande avant un délai de 3 mois à compter de la date du refus. Il est important de bien se préparer à l’audit, pour mettre toutes les chances de votre côté. Un audit à blanc peut être un excellent moyen de vérifier votre système pour identifier et corriger les non-conformités potentielles avant l’audit réel.